On ne le répétera jamais assez : pas de bon séminaire sans une bonne organisation préalable. Objectifs, budget, organisation, planning, date et lieu que ce soit votre premier séminaire ou non, il reste malgré tout toujours difficile de prévoir les moindres détails. L’optimisation pour un séminaire vous demande d’être organisé et d’avoir les outils qui vous simplifient la préparation.
Voici quelques conseils simples qui assureront le bon déroulement et la réussite de votre séminaire.
1. Définir les objectifs de votre client
Avant toute chose, il est essentiel de savoir répondre à la question suivante : « Dans quel but organise-t-il ce séminaire ? » Définir clairement les attentes de votre client pour cet événement afin de pouvoir prendre les décisions les plus appropriées tout au long du processus d’organisation.
2. Le thème du séminaire et l’approche
En fonction des objectifs et du public, il s’agit maintenant de définir avec lui « votre client » le thème et l’approche qui conviendront le mieux à ce séminaire si ce n’est déjà fait. Trouvez d’abord un intitulé accrocheur autour duquel s’articulera son projet et qui saura donner envie aux participants. Ensuite, demandez à votre client s’il s’est fixé une durée : une journée, un weekend ou une semaine tout en gardant bien en tête l’objectif du séminaire que vous devez préparer.
3. Quel est le budget défini pour le séminaire ?
Le point du budget est souvent un sujet délicat mais il est important de définir celui-ci en fonction des critères précédents et non pas uniquement en fonction de contraintes internes. Le budget vous permets de définir les possibilités pour l’organisation du confort souhaité (boissons, chambres, restaurations…). En sachant que ces options peuvent représenter près de la moitié du budget. Si le séminaire implique de l’hébergement, négociez sur les avantages conforts plutôt que sur une remise de prix.
4. Choisir la date du séminaire
Le choix de la date est primordial pour vous assurer la présence d’un maximum d’invités. Il est donc recommandé d’éviter les weekends de ponts, de vacances scolaires ou les jours d’événements sportifs nationaux importants. Pour ce faire, une astuce toute simple afin de fixer une ou vos dates :
Par le biais de Surveymonkey, conviez vos futurs participants à répondre à un questionnaire selon votre séminaire et pensez à ajouter la question: « quelles seraient leurs dates de disponibilité en fonction de deux autres dates? », grâce aux réponses vous pourrez vite planifier votre ou vos dates pour l’événement.
5. Choisir le lieu du séminaire
Le lieu peut être imposé ou limité géographiquement (Région Parisienne, Région Nord pas de Calais, …).
- Ciblez la recherche : zone géographique, type de lieux (classique/moderne, ancien/neuf, équipements et services à disposition…)
- Faites des recherches sur Internet en fonction des critères définis (nombre de participants, chambres, restauration, clim, vidéo projecteur ou autre)
- Sollicitez un devis aux différents lieux sélectionnés et vérifiez les disponibilités aux dates choisies
- Faites valider le choix final par votre client
- Et n’oubliez pas de confirmer votre accord au prestataire sélectionné afin de vous garantir la réservation choisie.
Petit conseil, si vous avez la possibilité de faire un repérage des lieux faites-le car parfois les photos peuvent être trompeuses !
6. Établir le programme du séminaire
La ou les journées en elles-mêmes doivent être organisées avec soin et rigueur. Pour cela, rien de tel qu’un planning précis que vous pourrez communiquer aux invités de votre client :
- Les heures des conférences
- Les pauses
- les sujets abordés
- Les invités spéciaux
- Les restaurants proches
- Et pourquoi pas les loisirs extérieurs
Outre ce planning, pensez à ménager des temps de pause au milieu de la journée et, là aussi, à garder une certaine marge de manœuvre en cas d’imprévu.
7. Les participants
La communication autour de l’événement : elle s’amorce lorsque la planification est prête et que les participants vont être contactés. À cette étape, l’assistante de communication aura déjà été d’une grande aide et va jouer un rôle clé pendant toute l’organisation de l’événement. C’est elle qui va être le point de contact du projet.
8. Communiquer sur l’événement
Que vos participants soient des personnes de votre entourage, de votre entreprise ou des invités extérieurs, il est important de mettre en place un plan de communication. Il s’agit ainsi de les prévenir suffisamment à l’avance pour s’assurer de leur présence et de leur faire parvenir des invitations, précisant qu’une réponse de leur part est attendue. Cela vous permettra de connaître à l’avance le nombre réel de participants, vous pouvez également leur proposer de venir accompagner. Enfin, si certaines de vos activités requièrent une tenue particulière, pensez à le préciser afin que vos invités ne se sentent pas mal à l’aise.
9. J-1
La veille de l’événement, essayez de vous rendre sur les lieux afin de mettre en place votre matériel audio ou vidéo, chaise, table et, au besoin, effectuer des répétitions sur vos discours ou autre (animations artistiques). Sollicitez les personnes qui vous accompagnent tout au long du séminaire à participer aux répétitions ou à la visite des lieux (surtout pour l’assistante d’accueil).
10. Check-list pour les préparations
La création d’un rétroplanning vous permettra de suivre au jour le jour toutes les étapes pour assurer le bon déroulement de l’événement et vous en donnera une visibilité à long terme. Pensez à y intégrer toutes les échéances comme les réservations à effectuer, les divers interlocuteurs à prévenir ou les acomptes à verser. Prévoyez également une certaine marge de manœuvre pour ne pas être pris de court en cas de retard ou d’imprévu ainsi que les personnes absentes. Préparer aussi une liste de toutes les personnes présentes afin de pouvoir pointer le Jour J leur arrivée ou toutes autres informations (mail, tél…) et de leur remettre à l’accueil un petit badge de présentation…..Pensez aussi à garder cette liste afin de pouvoir réserver le plan de restauratios’il y a lieu sur place.
