Déléguez en toute confiance n’est pas une chose très facile à mettre en place aussi bien que pour le demandeur ou le prestataire. Dans tous les cas, les tâches à déléguer doivent être claires et explicites. Bien souvent, on oublie que déléguer à un assistant virtuel, c’est comme déléguer à son personnel ou à un nouvel employé. La toute première chose c’est établir sa liste « to do » bien définie .
Missions à déléguer :
- Administratif : Déléguez vos numérisation et / ou votre classement, la gestion de votre Agenda et / ou Mail .
- Suivi clientèle : soulagez-vous de votre suivi, de vos relances, et / ou de vos nouvelles offres.
- Comptabilité: Déchargez-vous de la saisie de vos factures achats et / ou ventes.
Pensez à vous décharger de toutes les tâches chronophages qui vous submergent votre temps.
Les questions auxquelles répondre sont :
- Qui peut vous aider ?
- Quoi / qu’est-ce que vous souhaitez déléguer ?
- Quand est-ce que vous pouvez transmettre ?
- Comment vous dispenser de ces tâches ?
Ensuite, faites part de la façon que vous travaillez à votre futur assistant virtuel :
- Quels sont les outils que vous utilisez et que vous souhaitez mettre à disposition (Google drive, logiciel interne, Dolibarr, Skype),
- Comment gérez -vous votre planning (agenda virtuel, fiche) ?
- Comment communiquez-vous, (Email, téléphone, autre) ?
- Quelle est votre façon de Partager vos fichiers ou autre, (Dropbox, evernote, Cloud, drive) ?
- Comment sauvegardez-vous (NAS, dropbox..) ?
- Quelles sont vos attentes ?
Un assistant virtuel connaît parfaitement les applications à utiliser pour mener à bien la ou les missions qui lui sont confiées. Selon son expérience, il trouvera la meilleure méthode afin de vous faire gagner du temps. Gagner du temps est très bénéfique pour chacun d’entre-nous. L’assistant virtuel que vous aurez choisi, s’adaptera aussi à vos dispositifs.
En fonction de vos besoins, l’assistant virtuel cherchera toujours à vous apporter son efficacité, sa rapidité pour vous permettre de gagner du temps dans votre activité, vos futurs projets ou vos développements.
