Aujourd’hui, il est devenu indispensable d’avoir un bon ERP pour pouvoir déléguer à son assistante virtuelle le suivi de sa comptabilité. Déléguez en toute sérénité vos commandes, vos livraisons, votre facturation clientèle ou fournisseur à votre assistante n’est pas chose facile surtout si vous utilisez une mauvaise communication. La communication est importante dans ce domaine ainsi que la confiance. Savoir déléguer, c’est savoir transmettre toutes les informations nécessaires à son assistante afin qu’elle puisse effectuer cette mission à bien.
Comment déléguer sa comptabilité à son assistante virtuelle ?
Tout d’abord, utiliser ou mettre en place un ERP qui est accessible par Internet. Ensuite savoir ce que vous souhaitez déléguer dans ce domaine parmi la liste ci-dessous :
- Suivi clientèle (relance, commande, livraison, réclamation)
- Suivi fournisseur ( livraison, litiges, retard)
- Saisie de proposition commerciale, de commande et/ou facture client
- Saisie de commande et/ou fournisseur facture
- Gestion de Stock
- Règlements clients
- Règlements Fournisseurs
- Note de Frais
- ventilation comptable des ventes et/ou achats
- Marge commerciale
- Statistique sur produit
- Rapprochement Bancaire
Une fois que vous ayez choisi ce que vous souhaitez déléguer à votre assistante virtuelle concernant vos besoins en comptabilité, il vous reste encore à trouver le bon fonctionnement de l’organisation pour transmettre tous les documents dont elle aura besoin pour mener à bien votre demande du genre un compte cloud » DROPBOX «
Autrement dit pour la facturation client à déléguer à son assistante virtuelle :
- Transmettre votre base de donnée clientèle (si existante)
- Transmettre tous les tarifs de vos produits de vente ou futurs produits en temps réel
- Transmettre vos modes de paiements ( chèque, virement, paypal, carte bancaire, espèce)
- Transmettre votre ou vos N° de comptes bancaires (paiement par virement)
- Transmettre le relevé Bancaire à chaque fin de mois
- Transmettre votre relevé paypal et/ou paysite cash (pour la vente en ligne)
Petite Information sur un des logiciels aussi performant : étant assistante virtuelle, j’utilise comme ERP « DOLIBARR » depuis 2009. Ce logiciel évolue chaque année dans la comptabilité par le biais de JEFFINO. Dolibarr est un ERP synchro, efficace, rapide simple à paramétrer et il a de multiples modules accessibles par Dolistore.
