Apprendre à être plus efficace est l’un des seuls moyens de libérer un peu de votre temps. Heureusement, être plus efficace ne doit pas être difficile. Vous avez juste besoin d’analyser vos actions. Voici quelques conseils pour vous aider à tirer le meilleur de la journée :
1. Comprendre la procrastination
La procrastination n’est pas de la paresse. Elle est plus comme un bloc mental. Dans notre expérience, la procrastination se produit lorsque :
Vous trouvez une tâche fastidieuse ou déplaisante.
Vous ne pensez pas que vous allez faire un bon travail, et vous ne voulez pas que quiconque critique votre travail.
Vous êtes un perfectionniste, et ceci est une tâche ou vous n’êtes pas un «expert».
Tous ces éléments sont des raisons communes pour lesquelles la plupart des gens évitent de faire le travail, ils savent qu’ils doivent faire.
Si cela est vous, essayez la planification des tâches pour certaines périodes (au lieu de simplement tenir une liste de choses à faire). Bloquer votre calendrier pour prendre le temps pour la tâche comme vous le feriez pour une réunion.
S’il y a une tâche que vous méprisez vraiment et êtes toujours mise hors tension, externaliser.
2. Arrêter le multitâche
Être multitâche réduit considérablement votre productivité.
Il se trouve que l’esprit ne peut pas vraiment travailler sur plus d’une chose à la fois. Au lieu de cela, lorsque vous essayez de faire deux choses à la fois, vous êtes juste passer rapidement entre les tâches.
Faites une chose à la fois. Travailler dessus jusqu’à ce qu’elle soit faite ou vous pouvez prendre la tâche pas plus loin. Ensuite, passez à la prochaine chose.
Cela vous fera économiser des heures chaque semaine si vous êtes cohérent à ce sujet.
3. Pas de News
Les organisations de médias savent qu’ils peuvent attirer plus d’attention quand ils diffusent des nouvelles d’une manière qui provoque des réactions émotionnelles fortes. Voilà pourquoi le ratio de mauvaises nouvelles à de bonnes nouvelles est 17 / 1.
Elles peuvent sembler inoffensives, mais si vous êtes un news junkie, vous dépensez beaucoup d’énergie émotionnelle en gardant avec elle tout une habitude qui n’aide pas votre productivité.
4. Programmer des réunions de 30 minutes
Jeff Haden a écrit: « Celui qui a inventé l’heure par défaut dans les logiciels de calendriers a fait perdre des millions d’heures aux gens »
La plupart des problèmes peuvent être traités en 30 minutes. Mais si vous planifiez une réunion d’une heure, il est fort probable que la réunion durera l’heure pleine ou plus.
Une réunion standard doit durer 30 min, il faut se tenir à cette horaire. On prends des décisions plus vite et tout le monde peut retourner à son travail.
5. Pas de distractions
Notifications par email. notifications Smartphone. notifications de chat. Nous sommes constamment à supporter ces petites interruptions dans nos vies professionnelles et personnelles.
Il est bon d’être connecté, et il est bon de garder les lignes de communication ouvertes sur votre équipe.
Si vous faîtes n’importe quel type de travail qui demande de l’énergie , les notifications vont tuer votre concentration et votre productivité.
Désactivez-les, au moins pendant une heure ou deux à la fois.
6. Eteigner votre smartphone
Les smartphones sont des dispositifs de distraction. Une étude a montré que les propriétaires de smartphone vérifier leurs téléphones 221 fois par jour. En supposant que vous dormez autour de sept heures par nuit, ce qui signifie que vous vérifiez votre téléphone toutes les 13 minutes. Si vous voulez faire plus dans votre journée,désactiver votre téléphone.
Mettez-le dans un tiroir. Donnez-le à votre conjoint ou un collègue. Ne les laisser pas revenir vers vous. Quoi que vous fassiez il faut supprimer les distractions.
7. Automatiser le plus possible
Enfin, il y a tellement de façons d’automatiser les tâches, y compris certaines que vous avez probablement jamais pensé.
Par exemple, vous vous connectez avec différentes plateformes cloud , ouvrant toutes sortes de possibilités d’automatisation.
Tous vos services de cloud vont se sauvagarde automatiquement dans votre Dropbox , par exemple. Ou vous pouvez créer une sauvegarde permanente de tout votre Office 365 email ( à la fois envoyés et reçus).
Il y a des milliers d’autres possibilités. Cela dépend de quels services vous utilisez et comment vous souhaitez les travailler.
Si vous passez beaucoup de temps à fouiller vos les fichiers ou envoyer des pièces jointes à des collègues ou des entrepreneurs , ce type d’automatisation peut être un important gain de temps.
Le Payoff
J’aime parler de l’efficacité gagnée par l’automatisation. La vraie récompense pour ce genre de changements est gagner plus de temps. Et pour éprouver moins de stress dans le processus. Peut être que vous essayez de garder une tonne de choses à faire dans votre todo, ou peut être que vous voulez vous libérer du temps tous les vendredi. Après tout, le temps est la nouvelle monnaie de ce siècle. Quel que soit votre raison, Businessassistante est là pour vous aider.
